Systém TeamOnline CRM je navržen především pro společnosti zabývající se poskytováním služeb či produktů, kdy se před i po uzavření obchodního případu předpokládá delší vývoj vztahu s klientem (např. právníci, auditoři, architekti, reklamní agentury, projektové kanceláře, apod…). V rámci vznikající příležitosti, později obchodního případu, lze sdružovat a archivovat veškerou komunikaci (telefonáty, maily), plánovat a delegovat aktivity (úkoly, schůzky), vytvářet varianty nabídek, návrhů smluv (generovaných do kancelářského balíku dle šablon) a koordinovat průběh plnění celého případu. Systém obsahuje vlastní nástroj na modelování cenotvorby, tvorbu objednávek a fakturační modul, včetně řešení záloh a sledování úhrad.
Modul Marketing pomůže při práci s cílovými skupinami zákazníků, rozpočty a marketingovými kampaněmi. Kromě kvalitního přehledu o zákaznících umožní TeamOnline CRM také lépe poznat vlastní firmu a přispět tak k optimalizaci stávajících procesů, vzájemné zastupitelnosti a zvýšení efektivity práce. Vše je zabaleno do lehké a přehledné internetové aplikace, vybavené bezpečnostními prvky proti vnitřním i vnějším útokům. Název produktu je odvozen od hlavní přednosti systému - pracovat týmově a mít přístup k informacím kdykoliv a kdekoliv.
Stručná rekapitulace výhod provozování aplikace TeamOnline CRM:
- kompletní přehled o vývoji obchodního případu
- zefektivnění spolupráce v rámci prodejního týmu
- přehled o historii kontaktu
- vzájemná zastupitelnost členů obchodního týmu
- sledování vytíženosti jednotlivých pracovníků
- plánování a účelné využití času
- snadná integrovatelnost s jinými firemními systémy
Dostupné moduly:
Správa kontaktů
- firmy, osoby
Správa kontaktů je páteří systému TOCRM. Umožňuje snadné sdílení dat v rámci podniku, poskytuje komplexní a podrobnou správu partnerů a potencionálních klientů, sledování komunikace a příležitostí, podrobných kontaktních informací a související dokumentů. U každého kontaktu je zobrazena souhrnná vizitka, která umožňuje rychlou a snadnou recenzi základních fakt o klientovi.
Kromě údajů o společnosti by se rozhodně neměly podceňovat ani informace o konkrétních osobách, jejich postavení a pravomocech ve firmě, či jejich zálibách nebo zvycích.
Správa příležitostí
Obchodní případ spojuje veškerou související komunikaci (emaily, záznamy o schůzkách, úkoly a telefonáty), napomůže odhadnout tržby, zaznamenává informace o termínech, slevách a smluvních podmínkách, ale také o aktivitě konkurence. Vyplněné statistické údaje jsou cenným podkladem pro vyhodnocování úspěšnosti probíhajících marketingových kampaní nebo plánování. Uživatelsky předdefinovaný životní cyklus obchodního případu zajistí dodržení požadovaného postupu, lépe napomůže informovat, v jakém stádiu se případ nachází a usnadní rychlejší, přímočařejší a zdárné uzavření.
Správa aktivit
- schůzky, úkoly, emaily, telefonáty
TOCRM poskytuje základní funkce pro plánování jednání, schůzek a úkolů, tak jak je to obvyklé u podobných systémů pro organizaci času. Záznamy lze snadno provázat s obchodními kontakty, sdružovat je v rámci dlouhodobých obchodních případů, případně delegovat v rámci pracovní skupiny. TOCRM umožňuje centralizovat veškerou firemní komunikaci a interakci zaměstnanců se zákazníky. Kalendář je plně integrován s aplikací Google Calendar a připravuje se integrace s MS Outlook.
Odchozí emailové zprávy lze v TeamOnline CRM vytvářet pomocí integrovaného emailového klienta, případně pomocí externí aplikace Microsoft Outlook nebo Google Mail. Odkazy na zprávy jsou pak uloženy v CRM systému a přiřazeny do přehledu komunikace konkrétní firmy respektive osoby. Předdefinováním emailových šablon lze zajistit jednotný firemní styl odchozích zpráv.
Příchozí emaily jsou automaticky, případně dle vlastních nastavených pravidel zpracovány a následně přiřazovány k firmám, otevřeným obchodním případům nebo postoupeny konkrétním osobám. Samostatné soubory pravidel lze nastavit pro jednotlivé schránky. Například e-maily, které přijdou na "technickou podporu" jsou automaticky přesměrovány na osobu, která má ten den službu, případně na zaměstnance, který má danou firmu na starosti.
Integrace TeamOnline CRM s TAPI kompatibilním telefonním systémem umožňuje s příchozími i odchozími hovory pracovat podobně jako v případě emailových zpráv. Hovory lze automaticky přidružovat k zákazníkům respektive otevřeným obchodním případům, přesměrovávat na vhodného zaměstnance a zaznamenávat jejich obsah. Ještě předtím než je hovor přijat zobrazí systém na monitoru jméno společnosti, informace o platební morálce, probíhajících obchodních případech atd. (méně)
Obr 1: Ukázka TOCRM
Katalog
- produkty, ceníky
Zkopírovat existující ceník, upravit, uložit pod novým názvem a zadat jeho platnost. Tento proces jsme maximálně zjednodušili. Ceníky lze tvořit jak pro skupiny odběratelů (Koncový odběratel, DealerABC, VIP), nebo se sezónní platností (Vánoce, léto, akce). K produktům lze dohledat vhodné dodavatele dle poměru termín dodání/cena, evidovat balení, hmotnost, rozměr atd.
Objednávky, kalkulace, faktury
Sledování celé obchodní procedury od prvotní poptávky, přes výměnu variant nabídek až po finální fakturování zajištěné objednávky. Nabízí se úzké propojení s modulem Katalog, přiložení související dokumentace, automatické připojení emailové, telefonické a ostatní komunikace v rámci obchodního případu.
Marketing
- cílové skupiny, kampaně
TeamOnline CRM je vybaven nástrojem pro snadný způsob plánování, přípravy a spravování cílené emailové, telefonické nebo mailingové marketingové kampaně. Stačí pouze zvolit vhodnou šablonu pro email nebo dopis, vytvořit seznam příjemců a přímo ze systému odeslat newsletter, nebo vytisknout podklady pro hromadnou korespondenci. V rámci jedné kampaně lze plánovat více akcí a podrobně sledovat rozpočet.
Reporting
Libovolná sestava z více tabulek může být snadno vytvořena pomocí nástroje uživatelská tvorba pohledů. Například pohledem na prodeje vzniklé z konkrétní marketingové kampaně snadno vyhodnotíte účinnost kampaně. Jednoduše porovnáte výkonnost jednotlivých obchodních zástupců, prodeje podle oblastí, druhu zboží, ročního období atd.
Výsledky lze pak periodicky zasílat emailem (funkce TeamReporter viz. níže modul Administrace).
Správa dokumentů (DMS)
Jakékoliv dokumenty (.DOC, .XLS, .PDF, .ODT, .ODS a další), které jsou součástí komunikace s partnery, lze v TeamOnline CRM pohodlně přiložit ke konkrétnímu záznamu a následně kdykoliv dokument otevřít a dále s ním pracovat.
Interní úložiště je vhodné použít i pro dokumenty, které uživatelé CRM potřebují každý den, jako jsou vzory smluv, ceníky, návody a další. Tím je zajištěno, že má každý přístup k aktuálním verzím dokumentů.
TeamOnline CRM lze také konfigurovat pro připojení k externímu DMS systému (např. ALEX DMS) a tím systém lépe začlenit do firemní infrastruktury.
Administrace
Přístupová práva
Pro zjednodušené řízení přístupových práv jsou v systému přednastaveny takzvané uživatelské role (např. administrátor, správce kampaní, fakturant, ...). Zařazením uživatele do takové role jednoduše definujeme jeho právo přístupu k odpovídajím modulům a tabulkám. Uživatel může být také členem více rolí a v takovém případě jsou jeho výsledná práva sčítána. Role lze v systému definovat i vlastní, s urovní přístupu plnohodnotnou nebo pouze pro čtení. Správci sítí ocení možnost řízení uživatelských účtů a rolí pomocí LDAP serveru a tím lepší integraci do vnitrofiremní infrastruktury a cenralizaci správy uživatelů.
Automatizace (TeamReporter)
TeamOnline CRM obsahuje nástroje pro automatizaci následujících úkolů:
- Informovat manažera obchodního případu, když vázne řešení obchodního případu, nebo není dodržen předdefinovaný postup.
- Vytvořit "thank you" dopisy pro zákazníky po zakoupení produktu.
- Pravidelně zasílat emailem, nebo SMS přehledy prodejů a další uživatelsky definovatelné sestavy.
- Posílat emaily, nebo SMS v případě mimořádných událostí nebo při dosažení hladiny zvoleného ukazatele.
UDP
Pomocí uživatelsky definovatelných polí (UDP) lze dodatečně rozšířit libovolné okno v systému, případně vytvořit nový formulář pro sběr dat.
Stránky produktu: www.teamonline.cz |
